TIMES SURABAYA, GRESIK – Tahun depan, Kabupaten Gresik Jawa Timur bakal memiliki depo arsip yang lebih besar dan representatif. Hal ini karena depo arsip yang dimiliki saat ini sudah overload.

Rencananya, gedung berukuran 13x20 meter belakang timur Kantor Bupati Gresik, Jalan Wahidin Sudirohusodo, Kebomas akan difungsikan menjadi depo arsip.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Gresik Budi Rahajo mengatakan, depo arsip sangat penting sebagai tempat penyimpanan dokumen pemerintah daerah.

"Kami punya 12 mobile file standing untuk 400 boks arsip dan 1 mobile file untuk bluprint, dan 1 lemari foto," katanya, Selasa (6/12/2022).

Budi mengatakan, saat ini kondisi depo arsip masih berada satu gedung dengan perpustakaan daerah dan kantor operasional dinas. Kapasitasnya pun penuh sehingga tak bisa menampung arsip yang lebih dari 10 tahun.

"Padahal kami bertanggungjawab mengamankan arsip penting kegiatan pemerintah daerah, tapi kami hanya memiliki depo berukuran 6x6 meter," ujarnya

Budi menjelaskan, untuk mendukung penyimpanan arsip lebih besar, pada tahun 2023, sekretariat daerah memberikan bangunan gedung untuk difungsikan depo arsip.

Selain itu, kata Budi akses jalan menuju depo arsip juga akan diperbaiki. Untuk itu, dia menunggu surat administrasi dari bidang aset DPPKAD terkait Berita Acara Serah Terima (BAST) gedung ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

"Sehingga bisa difungsikan tahun depan. Sehingga dapat menampung sampai 30 mobile file. Rencananya bagian umum setda akan membuatkan jalan akses ke depo arsip, agar lebih bagus," imbuhnya.

Depo Arsip

Dilansir dari website resmi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur, depo arsip adalah ruang dalam bangunan yang dirancang dengan struktur, materi dan sistem pengamanan khusus yang dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan terhadap perlindungan arsip yang tersimpan di dalamnya. 

Depo arsip memiliki spesifikasi beragam, sesuai dengan kebutuhan perlindungan bagi arsip di dalamnya, dan secara umum dapat dibedakan antara depo arsip standar fisik gudang yang dimaksudkan untuk menyimpan arsip yang masih menjalani proses penyusutan disimpan untuk sementara waktu.

Arsip statis atau bemilai guna pennanen, yang secara fisik berstandar keamanan maksimum yang mampu bertahan terhadap kemungkinan bahaya kebakaran selama empat jam, banjir, gempa clan penetrasi sinar matahari secara langsung. 

Depo arsip merupakan ruangan yang harns dimiliki oleh setiap unit kearsipan instansi atau organisasi, pusat-pusat arsip, dan lembaga kearsipan. Nah, untuk itu Gresik tahun depan bakal miliki depo arsip yang lebih resprestatif. (*)